Presstrip: O sucesso do evento começa na organização

Os preparativos para um evento costumam ser atarefados para quem oferece e cansativos para quem participa. No entanto, há um arquivo que pode mudar o cenário para ambos, diminuindo o tempo destinado à retirada de dúvidas e causando boas impressões: o chamado de 'Presstrip', 'Travelbook' ou 'Livro de viagem'.

OBS: A Buuk não organiza eventos, apenas cria os materiais digitais ou impressos para esses acontecimentos. Porém, as fundadoras da empresa já tiveram um negócio de organização de eventos e querem compartilhar com você algumas dicas, além das associadas ao material em si.

Saiba o porquê enviar

Há convidados/participantes que moram em outra cidade, estado e/ou país? Então é necessário. Essa sugestão está relacionada ao estímulo para que a experiência do evento seja tranquila, minimizando os imprevistos durante a viagem.

Além de mitigar os custos com atendimento e oferecer ao participante informações que o tranquilizem, podemos destacar o benefício de direcionar as pessoas a realizarem atividades que tem relação com o evento, estimulando o networking - o que pode tornar a relevância do evento ainda maior para quem participa.

O conteúdo

O conteúdo informa sobre a agenda, as opções de estadia e translado, as recomendações gerais, informações sobre o clima, contatos e o que mais for necessário. Considere incluir imagens, mapas, telefones e endereços reunidos em um arquivo de fácil visualização e acesso. Porém, tenha cautela com a curadoria de conteúdo, saiba que dezenas de informações em um texto de e-mail e/ou mensagem de aplicativo de conversas instantâneas não é legal. Priorize uma página web ou um documento PDF e tenha atenção ao tamanho das fontes e cores utilizadas.

Credibilidade é importante

Certifique-se que o destinatário do documento terá ciência a respeito do remetente - a equipe de organização do evento. Qualquer indivíduo tem todas as razões para desconfiar de informações que chegam sem um esclarecimento de quem enviou, principalmente com informações de um local que ele não conhece.

Entenda quando enviar

A nossa dica é que o envio do 'Presstrip' aconteça junto ao convite ou ingresso. O seu formato pode ser impresso ou digital, contudo, se o material for impresso deve-se considerar com atenção a data de envio, já que materiais físicos dependem do prazo da logística de entrega e será desagradável se o recebimento acontecer após o evento ter acontecido.

Nos casos do envio digital, pense na maneira que fará a confirmação do recebimento do participante. Será frustrante para todos se, mediante um imprevisto evitável, souberem que havia um e-mail perdido na lixeira com soluções viáveis que deveriam ter sido revisadas com antecedência.

Considerações gerais

De acordo com os relatórios de busca do SEMRUSH, esse termo é muito mais buscado em países como Argentina, México e Peru, mas devemos motivar essa prática no Brasil também. Os eventos tem apenas uma oportunidade de obter sucesso, evite arriscar. Comercialmente falando, não é interessante que os participantes tenham uma má experiência, ainda que a pauta do evento seja pioneira ou muito relevante. Desenvolva um material com informações importantes, nem tudo que parece óbvio realmente é uma obviedade para outras pessoas.

Precisa de ajuda para desenvolver o seu 'presstrip' ? Entre em contato conosco clicando aqui..